Xero oder FreeAgent mit AskBiz verbinden
So verbinden Sie Xero oder FreeAgent unter Sources > Buchhaltung, was jede davon in AskBiz synchronisiert und wie sie sich von Sage und Wave in derselben Kategorie unterscheiden.
Key Takeaways
- Xero und FreeAgent finden Sie beide unter Sources > Buchhaltung, neben QuickBooks, Sage und Wave.
- Beide verbinden sich mit einem Klick per OAuth — Sie melden sich an und genehmigen Nur-Lese-Zugriff, es gibt nichts einzufügen. Sage und Wave in derselben Kategorie bitten stattdessen um das Einfügen von API-Zugangsdaten.
- Was tatsächlich in AskBiz einfließt, sind Ihre Rechnungen — sowohl eingehendes Geld (Verkaufsrechnungen) als auch ausgehendes Geld (Eingangsrechnungen) —, die Ihre AskBiz-Umsatz- und Ausgabenberichte speisen.
- Das ist ein separater, einseitiger Abruf: AskBiz liest von Xero/FreeAgent fürs Reporting. Wenn Sie auch AskBiz POS nutzen, sendet dessen eigene (andere) Xero-Integration POS-Verkäufe zur Buchhaltung an Xero — die beiden sind nicht dieselbe Verbindung.
- Wie oft neu synchronisiert wird, hängt von Ihrem Plan ab: täglich im Free-Plan, alle 6 Stunden im Growth-Plan, stündlich im Business-Plan.
Wo Sie sie finden
Öffnen Sie Sources über die AskBiz-Hauptnavigation. Konnektoren sind nach Kategorie gruppiert, und Buchhaltung ist eine dieser Gruppen — neben E-Commerce, Zahlungen, Marketing & Ads und den übrigen. Innerhalb von Buchhaltung finden Sie fünf Karten: QuickBooks, Xero, Sage, FreeAgent und Wave. Wenn Scrollen nichts für Sie ist, filtert das Suchfeld oben auf der Sources-Seite direkt auf eine Karte, wenn Sie „xero" oder „freeagent" eintippen. Xeros Karte beschreibt Rechnungen, Kontoabgleich, GuV und Gehaltsabrechnung; FreeAgents Karte beschreibt Rechnungen, Ausgaben, Steuer-Zeitplan und Cashflow — das ist der Bereich, den jede Plattform allgemein abdeckt. Was AskBiz tatsächlich von einer der beiden abruft, ist enger gefasst und konkret: Ihre Rechnungen.
Xero verbinden
Klicken Sie auf der Xero-Karte auf Verbinden. AskBiz leitet Sie zu Xero weiter, um sich anzumelden und Nur-Lese-Zugriff auf Ihre Organisation zu genehmigen — es gibt keine Client-ID, kein Secret und kein Token, das Sie suchen und einfügen müssen. Nach der Genehmigung werden Sie zurück zu AskBiz geschickt, und die Karte rutscht mit einer Statusanzeige und einer zuletzt-synchronisiert-Zeit in die Liste Verbunden oben auf der Seite.
FreeAgent verbinden
FreeAgent funktioniert genauso. Klicken Sie auf Verbinden, melden Sie sich bei FreeAgent an und genehmigen Sie Nur-Lese-Zugriff — auch hier gibt es keine Zugangsdaten manuell zu kopieren. Da ein FreeAgent-OAuth-Token auf ein einzelnes Unternehmen begrenzt ist, müssen Sie danach nicht wie bei manchen Multi-Unternehmens-Plattformen einen Mandanten oder ein Unternehmen auswählen; die Verbindung ist an das FreeAgent-Unternehmen gebunden, für das Sie den Zugriff genehmigt haben.
Der Unterschied zu Sage und Wave, direkt daneben
Xero und FreeAgent sind die beiden OAuth-Verbindungen in der Buchhaltungsgruppe — bei keinem der beiden sehen Sie ein Formularfeld. Sage und Wave, in derselben Liste, funktionieren anders: Sage bittet Sie, eine Client-ID und ein Client-Secret aus dem Sage Developer Portal einzufügen, und Wave bittet um ein Zugriffstoken, das Sie unter Waves eigener Seite Settings > Developer erzeugen. Wenn Sie es gewohnt sind, für Sage oder Wave Zugangsdaten einzufügen, suchen Sie bei Xero oder FreeAgent nicht nach einem entsprechenden Feld — bei diesen beiden ist der gesamte Vorgang: Auf Verbinden klicken und den Zugriff im eigenen Login-Bildschirm des Anbieters genehmigen.
Was tatsächlich synchronisiert
Einmal verbunden, ruft AskBiz Ihre Rechnungen von Xero (oder FreeAgent) ab und teilt sie nach Typ auf. Verkaufsrechnungen — Geld, das Ihnen geschuldet wird — werden zu Umsatzposten in AskBiz, mit Produkt-/Zeilenbeschreibung, Menge, Preis, Währung und Zahlungsstatus (bezahlt, ausstehend oder teilweise bezahlt) direkt von der Rechnung übernommen. Eingangsrechnungen — Geld, das Sie schulden — werden zu Ausgabenposten, versehen mit Lieferant, Betrag, Datum und Kategorie. Zusammen ist das, was Ihre AskBiz-GuV und Ihr Ausgaben-Reporting von beiden Plattformen speist. Bei Xero werden Rechnungen seitenweise abgerufen und danach sortiert, wann sie zuletzt aktualisiert wurden, sodass Änderungen, die Sie in Xero vornehmen — eine Zahlung erfasst, eine Rechnung geändert — bei der nächsten Synchronisierung erfasst werden, nicht nur zum ursprünglichen Erstellungsdatum der Rechnung. Xeros und FreeAgents eigene Funktionen für Kontoabgleich, Gehaltsabrechnung und Steuer-Zeitplan bleiben in Xero bzw. FreeAgent selbst — AskBiz ruft diese konkreten Zahlen nicht ab, nur die Rechnungs- und Eingangsrechnungsdaten.
Die Token-Verbindung am Leben halten
OAuth-Tokens laufen konstruktionsbedingt regelmäßig ab, und AskBiz erneuert beide automatisch im Hintergrund — bei Xero über dessen Identitätsdienst, bei FreeAgent über dessen eigenen Token-Endpunkt —, sodass eine normale Synchronisierung Sie nicht zum erneuten Anmelden auffordert. Schlägt eine Erneuerung fehl (zum Beispiel, weil der Zugriff auf Xero- oder FreeAgent-Seite widerrufen wurde), zeigt die verbundene Quelle einen Fehlerstatus mit einer kurzen Meldung auf der Sources-Seite, und erneutes Verbinden ist derselbe Ein-Klick-Vorgang wie beim ersten Mal.
Wie oft neu synchronisiert wird
Die Synchronisierungshäufigkeit ist an Ihren AskBiz-Plan gebunden, nicht an den Konnektor selbst: täglich im Free-Plan, alle 6 Stunden im Growth-Plan, stündlich im Business-Plan. Weder Xero noch FreeAgent hat ein besonderes langsameres Mindestintervall, wie es ein paar andere Konnektoren haben, Sie erhalten also das normale Intervall Ihres Plans. Wenn Sie die aktuellsten Zahlen ohne Wartezeit möchten, drücken Sie „Jetzt synchronisieren" bei der verbundenen Quelle auf der Sources-Seite, und es wird sofort abgerufen, unabhängig davon, wann die nächste geplante Synchronisierung fällig ist.
Trennen oder wechseln
Beide Quellen sitzen einmal eingerichtet in der Liste Verbunden, neben jeder anderen verknüpften Quelle, jede mit eigener Schaltfläche Trennen. Trennen ist eine echte Bereinigung, keine bloße Pause: AskBiz widerruft das Token beim Anbieter und entfernt die Umsatzdatensätze, die diese Quelle synchronisiert hat, sodass eine alte oder falsche Verbindung nicht weiterhin Zahlen in Ihren Berichten hinterlässt. Müssen Sie später erneut verbinden oder wechseln, welche Xero-Organisation oder welches FreeAgent-Unternehmen verknüpft ist, trennen Sie zuerst und gehen Sie dann erneut über Verbinden, um das neue zu autorisieren — die nächste Synchronisierung befüllt Ihre Daten von Grund auf neu.
Wenn Sie auch AskBiz POS mit Xero nutzen
Wegen der Namensüberschneidung lohnt sich Klarheit: Dieser Sources-Konnektor ist ein einseitiger Abruf in AskBiz fürs Reporting — er liest Ihre Xero- oder FreeAgent-Daten, damit sie in Ihren Dashboards und der GuV erscheinen. Wenn Sie AskBiz POS nutzen, hat POS unter seinen eigenen Einstellungen eine separate Xero-Integration, die das Gegenteil tut — sie sendet Ihre POS-Verkäufe als Rechnungsentwürfe an Xero, für Ihre Buchhaltung. Die beiden sind nicht miteinander verknüpft und teilen sich keine Verbindung: Das Verbinden der einen verbindet oder beeinflusst die andere nicht, und Sie können je nach Bedarf eine, beide oder keine nutzen.