Rückerstattungen bearbeiten: Vollständig, teilweise und alles dazwischen
Rückerstattungen gehören zum Einzelhandelsalltag. Erfahren Sie, wie Sie vollständige und teilweise Rückerstattungen in AskBiz POS bearbeiten und dabei Ihre Aufzeichnungen sauber halten.
Key Takeaways
- AskBiz POS unterstützt vollständige Rückerstattungen, teilweise Rückerstattungen und Rückerstattungen auf Artikelebene — jeweils mit der ursprünglichen Transaktion verknüpft.
- Berechtigungen für Rückerstattungen sind auf die Rollen Manager und Inhaber beschränkt, um Missbrauch zu verhindern.
- Jede Rückerstattung wird mit Grund, Betrag, Mitarbeiter und Zeitstempel im Audit-Trail protokolliert.
Ihre Rückerstattungspflichten im Vereinigten Königreich verstehen
Bevor wir zur praktischen Abwicklung kommen, lohnt es sich, die Rechtslage zu verstehen. Nach dem Consumer Rights Act 2015 (dem britischen Verbraucherschutzgesetz) haben Kunden Anspruch auf eine Rückerstattung, wenn ein Produkt defekt, nicht wie beschrieben oder nicht für den vorgesehenen Zweck geeignet ist. Bei defekten Waren gilt dieses Recht bis zu dreißig Tage für eine vollständige Rückerstattung und bis zu sechs Monate für eine Reparatur oder einen Ersatz (mit Rückerstattung, falls das scheitert). Bei Rückgaben wegen Meinungsänderung — wenn das Produkt in Ordnung ist, der Kunde es sich aber einfach anders überlegt hat — besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Rückerstattung, viele Händler bieten sie jedoch als Kulanzgeste an, um Kundenbindung aufzubauen. AskBiz POS lässt Sie beide Arten von Rückerstattung abwickeln, und Sie können Ihre Rückerstattungsrichtlinie in den Einstellungen konfigurieren, damit Ihr Personal die Regeln kennt, ohne jedes Mal einen Manager fragen zu müssen.
Eine vollständige Rückerstattung durchführen
Um in AskBiz POS eine vollständige Rückerstattung durchzuführen, gehen Sie zum Bereich Transaktionen und suchen Sie den ursprünglichen Verkauf. Sie können nach Transaktionsnummer, Datum, Kundenname oder den verkauften Artikeln suchen. Sobald Sie die Transaktion gefunden haben, tippen Sie auf Rückerstattung. AskBiz zeigt Ihnen jeden Artikel des ursprünglichen Verkaufs und lässt Sie bestätigen, dass Sie den vollen Betrag erstatten. Wählen Sie die Rückerstattungsmethode — idealerweise dieselbe wie die ursprüngliche Zahlungsmethode (eine Kartenzahlung auf dieselbe Karte zurückzuerstatten, ist bewährte Praxis und wird von Ihrem Zahlungsdienstleister oft vorausgesetzt). Fügen Sie einen Grund für die Rückerstattung hinzu (defekt, nicht gewünscht, doppelte Abbuchung usw.) und bestätigen Sie. Der Rückerstattungsbetrag wird von Ihrem Tagesumsatz abgezogen, die zurückgegebenen Artikel werden (sofern zutreffend) wieder Ihrem Bestand hinzugefügt, und die gesamte Transaktion — ursprünglicher Verkauf und Rückerstattung — wird im Audit-Trail verknüpft, sodass ein lückenloser Nachweis vorliegt.
Eine teilweise Rückerstattung durchführen
Teilweise Rückerstattungen kommen häufiger vor, als die meisten erwarten. Ein Kunde gibt einen Artikel aus einem Kauf mit drei Artikeln zurück. Ein Produkt hat einen kleinen Mangel, und Sie einigen sich auf 20 % Nachlass statt einer vollständigen Rückgabe. Ein Kunde wurde durch einen Preisfehler zu viel belastet und benötigt die Differenz erstattet. AskBiz deckt all diese Fälle ab. Tippen Sie in der ursprünglichen Transaktion auf Rückerstattung und wählen Sie dann nur die Artikel (oder den bestimmten Betrag) aus, die erstattet werden sollen. Bei einer Rückerstattung auf Artikelebene haken Sie die zurückgegebenen Artikel ab, und AskBiz berechnet den korrekten Betrag einschließlich etwaiger Mehrwertsteueranpassung. Bei einer pauschalen Rückerstattung (wie einem Kulanzrabatt) geben Sie den Betrag manuell ein. Teilweise Rückerstattungen werden mit derselben Detailtiefe wie vollständige erfasst — Grund, Betrag, Mitarbeiter, Zeitstempel und ein Verweis auf die ursprüngliche Transaktion. Ihr Bestand wird nur für Artikel aktualisiert, die tatsächlich zurückgegeben werden; erstatten Sie eine Preisdifferenz, bleibt der Bestand unverändert.
Rückerstattungsbetrug verhindern
Rückerstattungsbetrug ist eine der häufigsten Verlustquellen im Einzelhandel. Dazu gehören fiktive Rückerstattungen (die Bearbeitung einer Rückerstattung für einen Verkauf, der nie stattgefunden hat), Vetternwirtschaft an der Kasse (die Rückerstattung des Kaufs eines Freundes, damit dieser das Produkt kostenlos erhält) und Retourenbetrug (die Rückgabe eines gebrauchten oder anderen Produkts). AskBiz POS mindert diese Risiken auf mehrere Arten. Erstens müssen Rückerstattungen mit einer ursprünglichen Transaktion verknüpft sein — eine eigenständige Rückerstattung lässt sich nicht erstellen. Zweitens können nur Manager und Inhaber Rückerstattungen bearbeiten; Kassierer nicht, was den häufigsten Angriffsweg beseitigt. Drittens wird jede Rückerstattung mit der Identität des Mitarbeiters, Zeitstempel, Grund und Betrag protokolliert, was sowohl abschreckend wirkt als auch einen lückenlosen Nachweis schafft. Viertens erkennt AskBiz ungewöhnliche Rückerstattungsmuster — etwa eine überproportionale Anzahl von Rückerstattungen durch einen einzelnen Mitarbeiter oder Rückerstattungen, die einen festgelegten Anteil der Tagesverkäufe übersteigen —, damit Sie eingreifen können, bevor sich Verluste anhäufen.