Was ist PAYE?
PAYE ist das System, mit dem Arbeitgeber Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge vom Lohn der Mitarbeiter einbehalten. Erfahren Sie, wie Sie die Lohnabrechnung compliant durchführen.
Key Takeaways
- PAYE verpflichtet Arbeitgeber, Einkommensteuer und National Insurance vom Lohn der Mitarbeiter einzubehalten
- Arbeitgeber zahlen zusätzlich Arbeitgeber-National-Insurance oben auf die Abzüge der Mitarbeiter
- Real Time Information (RTI) verlangt Lohnmeldungen an HMRC am oder vor jedem Zahltag
- Lohnbuchhaltungssoftware automatisiert die meisten PAYE-Pflichten — manuelle Lohnabrechnung ist fehleranfällig
Was PAYE ist
Pay As You Earn ist das britische System, mit dem Arbeitgeber Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge (National Insurance) vom Lohn der Mitarbeiter einbehalten und direkt an HMRC abführen. Statt die Steuer jährlich als Pauschalbetrag zu zahlen, verteilt PAYE die Verpflichtung auf jeden Lohnzeitraum. Arbeitgeber fungieren als unbezahlte Steuereinzieher — eine fehlerhafte Anwendung von PAYE führt zu Bußgeldern für den Arbeitgeber.
Was Arbeitgeber einbehalten und zahlen müssen
Vom Bruttolohn jedes Mitarbeiters behalten Arbeitgeber Einkommensteuer (anhand von HMRC-Steuercodes) und Arbeitnehmer-National-Insurance-Beiträge ein. Zusätzlich zahlen Arbeitgeber die Arbeitgeber-National-Insurance auf Einkommen oberhalb der Secondary Threshold — derzeit 13,8 %, steigend auf 15 % ab April 2025. Dieser Arbeitgeberbeitrag ist eine eigenständige Steuer auf die Beschäftigung, zusätzlich zum Abzug beim Mitarbeiter. Der Arbeitgeber übernimmt außerdem Abzüge für Studienkredite, Rentenbeiträge und gesetzliche Zahlungen.
Real Time Information
Seit 2013 verlangt HMRC von Arbeitgebern, am oder vor jedem Zahltag eine Full Payment Submission (FPS) über Real Time Information einzureichen. Sind in einem Zeitraum keine Mitarbeiter zu bezahlen, wird eine Employer Payment Summary (EPS) eingereicht. Fehlende oder verspätete RTI-Meldungen führen zu Bußgeldern — 100 £ pro Monat für Arbeitgeber mit 1-9 Mitarbeitern, steigend mit der Belegschaftsgröße.
Lohnbuchhaltungssoftware
PAYE manuell durchzuführen ist komplex und fehleranfällig. Lohnbuchhaltungssoftware — Xero Payroll, Sage Payroll, BrightPay, QuickBooks Payroll — automatisiert die Berechnung der Abzüge, erstellt Gehaltsabrechnungen, reicht RTI-Meldungen ein und berechnet Rentenbeiträge. Kostenlose einfache Lohnbuchhaltungssoftware ist über die von HMRC zugelassene Liste für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern erhältlich.
Arbeitgeberpflichten über PAYE hinaus
Der Betrieb von PAYE bringt weitere Pflichten mit sich. Auto-Enrolment verpflichtet Arbeitgeber, berechtigte Mitarbeiter in eine qualifizierte betriebliche Altersvorsorge einzuschreiben. Gesetzliche Zahlungen wie Statutory Sick Pay und Statutory Maternity Pay müssen berechtigten Mitarbeitern gezahlt werden. Nach jedem Steuerjahresende muss jedem Mitarbeiter ein P60-Jahreszertifikat mit einer Zusammenfassung seiner Einkünfte und Abzüge ausgestellt werden.