Connecter Xero ou FreeAgent à AskBiz
Comment connecter Xero ou FreeAgent dans Sources > Comptabilité, ce que chacun synchronise dans AskBiz, et en quoi ils diffèrent de Sage et Wave dans la même catégorie.
Key Takeaways
- Xero et FreeAgent se trouvent tous deux dans Sources > Comptabilité, aux côtés de QuickBooks, Sage et Wave.
- Les deux se connectent en un clic via OAuth — vous vous connectez et approuvez l'accès en lecture seule, sans rien à coller. Sage et Wave, dans la même catégorie, demandent au contraire de coller des identifiants API.
- Ce qui alimente réellement AskBiz, ce sont vos factures — à la fois l'argent qui entre (factures de vente) et l'argent qui sort (factures fournisseurs) — qui nourrissent vos rapports de chiffre d'affaires et de dépenses AskBiz.
- Il s'agit d'une extraction à sens unique et distincte : AskBiz lit les données de Xero/FreeAgent à des fins de reporting. Si vous utilisez aussi AskBiz POS, sa propre intégration Xero (différente) envoie les ventes du PDV vers Xero pour la comptabilité — les deux ne sont pas la même connexion.
- La fréquence de resynchronisation dépend de votre plan : une fois par jour sur Free, toutes les 6 heures sur Growth, toutes les heures sur Business.
Où les trouver
Ouvrez Sources depuis la navigation principale d'AskBiz. Les connecteurs sont regroupés par catégorie, et Comptabilité en est une — aux côtés d'E-commerce, Paiements, Marketing et publicité et les autres. Dans Comptabilité, vous trouverez cinq cartes : QuickBooks, Xero, Sage, FreeAgent et Wave. Si faire défiler n'est pas votre truc, le champ de recherche en haut de la page Sources filtre directement jusqu'à une carte quand vous tapez « xero » ou « freeagent ». La carte de Xero le décrit comme couvrant les factures, le rapprochement bancaire, le compte de résultat et la paie ; la carte de FreeAgent décrit les factures, les dépenses, l'échéancier fiscal et la trésorerie — c'est le terrain que chaque plateforme couvre en général. Ce qu'AskBiz récupère réellement de l'une ou l'autre, détaillé ci-dessous, est plus étroit et spécifique : vos factures.
Connecter Xero
Cliquez sur Connecter sur la carte Xero. AskBiz vous redirige vers Xero pour vous connecter et approuver l'accès en lecture seule à votre organisation — il n'y a aucun identifiant client, secret ou jeton à chercher ni à coller où que ce soit. Une fois que vous l'approuvez, vous êtes renvoyé vers AskBiz et la carte rejoint la liste Connectées en haut de la page, avec un indicateur de statut et une heure de dernière synchronisation.
Connecter FreeAgent
FreeAgent fonctionne de la même façon. Cliquez sur Connecter, connectez-vous à FreeAgent, et approuvez l'accès en lecture seule — là encore, aucun identifiant à copier manuellement. Comme un jeton OAuth FreeAgent est limité à une seule entreprise, vous n'avez pas besoin de choisir ensuite un locataire ou une entreprise comme l'exigent certaines plateformes multi-entreprises ; la connexion est liée à l'entreprise FreeAgent pour laquelle vous avez approuvé l'accès.
La différence avec Sage et Wave, juste à côté
Xero et FreeAgent sont les deux connexions OAuth du groupe Comptabilité — vous ne voyez jamais de champ de formulaire pour l'un ou l'autre. Sage et Wave, dans la même liste, fonctionnent différemment : Sage demande de coller un Client ID et un Client Secret depuis le Sage Developer Portal, et Wave demande un jeton d'accès généré depuis la page Settings > Developer propre à Wave. Si vous avez l'habitude de coller des identifiants pour Sage ou Wave, ne cherchez pas de champ équivalent pour Xero ou FreeAgent — pour ces deux-là, cliquer sur Connecter et approuver l'accès sur l'écran de connexion du fournisseur constitue tout le processus.
Ce qui se synchronise réellement
Une fois connecté, AskBiz récupère vos factures depuis Xero (ou FreeAgent) et les répartit par type. Les factures de vente — l'argent qui vous est dû — deviennent des lignes de chiffre d'affaires dans AskBiz, avec la description du produit/de la ligne, la quantité, le prix, la devise et le statut de paiement (payée, en attente, ou partiellement payée) directement issus de la facture. Les factures fournisseurs — l'argent que vous devez — deviennent des enregistrements de dépenses, associés au fournisseur, au montant, à la date et à la catégorie. À eux deux, c'est ce qui alimente votre compte de résultat et vos rapports de dépenses AskBiz depuis l'une ou l'autre plateforme. Côté Xero, les factures sont récupérées par pages et classées selon leur dernière mise à jour, donc les modifications que vous faites dans Xero — un paiement enregistré, une facture corrigée — sont reprises à la synchronisation suivante, et pas seulement à la date de création initiale de la facture. Les fonctionnalités propres de rapprochement bancaire, de paie et d'échéancier fiscal de Xero et FreeAgent restent à l'intérieur de Xero ou FreeAgent — AskBiz ne récupère pas ces chiffres spécifiques, seulement les données de factures.
Maintenir la connexion active
Les jetons OAuth expirent périodiquement par conception, et AskBiz actualise les deux automatiquement en coulisses — pour Xero via son service d'identité, pour FreeAgent via son propre point d'entrée de jeton — donc une synchronisation normale ne vous demandera pas de vous reconnecter. Si une actualisation échoue un jour (par exemple si l'accès a été révoqué du côté de Xero ou de FreeAgent), la source connectée affichera un statut d'erreur sur la page Sources avec un court message, et la reconnexion suit le même processus en un clic que la première fois.
À quelle fréquence il se resynchronise
La fréquence de synchronisation est liée à votre plan AskBiz plutôt qu'au connecteur lui-même : une fois par jour sur Free, toutes les 6 heures sur Growth, et toutes les heures sur Business. Ni Xero ni FreeAgent ne se voient appliquer d'intervalle plancher plus lent comme c'est le cas pour deux ou trois autres connecteurs, donc vous bénéficiez de l'intervalle normal de votre plan. Si vous voulez les derniers chiffres sans attendre, appuyez sur « Synchroniser maintenant » sur la ligne de la source connectée dans la page Sources, et elle récupérera les données immédiatement, quel que soit le moment prévu pour la prochaine synchronisation programmée.
Déconnecter ou changer
Les deux sources se trouvent dans la liste Connectées une fois configurées, aux côtés de toutes les autres sources que vous avez liées, et chacune a son propre bouton Déconnecter. Déconnecter est un véritable nettoyage, pas une simple pause : AskBiz révoque le jeton auprès du fournisseur et supprime les enregistrements de chiffre d'affaires synchronisés par cette source, afin qu'une connexion ancienne ou erronée ne continue pas à laisser des chiffres dans vos rapports. Si vous devez vous reconnecter plus tard, ou changer l'organisation Xero ou l'entreprise FreeAgent liée, déconnectez d'abord puis repassez par Connecter pour autoriser la nouvelle — la synchronisation suivante repeuple vos données depuis zéro.
Si vous utilisez aussi AskBiz POS avec Xero
Un point mérite d'être clarifié, car les noms se recoupent : ce connecteur Sources est une extraction à sens unique vers AskBiz à des fins de reporting — il lit vos données Xero ou FreeAgent pour qu'elles apparaissent dans vos tableaux de bord et votre compte de résultat. Si vous utilisez AskBiz POS, le PDV dispose de sa propre intégration Xero distincte, dans ses propres paramètres, qui fait le travail inverse — elle envoie vos ventes du PDV vers Xero sous forme de factures brouillon, pour votre comptabilité. Les deux ne sont pas liées entre elles et ne partagent pas de connexion : connecter l'une ne connecte ni n'affecte l'autre, et vous pouvez utiliser l'une, les deux, ou aucune selon vos besoins.