Gérer les remboursements : total, partiel, et tout ce qui se trouve entre les deux
Les remboursements font partie du quotidien du commerce. Apprenez à traiter les remboursements totaux et partiels dans AskBiz POS tout en gardant des registres impeccables.
Key Takeaways
- AskBiz POS prend en charge les remboursements totaux, partiels, et par article — tous liés à la transaction d’origine.
- Les autorisations de remboursement sont réservées aux rôles Gérant et Propriétaire afin de prévenir les abus.
- Chaque remboursement est consigné dans la piste d’audit avec la raison, le montant, le membre du personnel, et l’horodatage.
Comprendre vos obligations de remboursement au Royaume-Uni
Avant d'aborder la mécanique, il vaut la peine de comprendre votre position légale. En vertu du Consumer Rights Act 2015, les clients ont droit à un remboursement si un produit est défectueux, non conforme à sa description, ou impropre à l'usage. Pour les articles défectueux, ce droit dure jusqu'à trente jours pour un remboursement intégral et jusqu'à six mois pour une réparation ou un remplacement (avec remboursement si cela échoue). Pour les retours liés à un simple changement d'avis — lorsque le produit est en bon état mais que le client a simplement changé d'avis — vous n'avez aucune obligation légale de proposer un remboursement, mais de nombreux commerçants le font par geste commercial pour fidéliser leur clientèle. AskBiz POS vous permet de traiter les deux types de remboursement, et vous pouvez configurer votre politique de remboursement dans les paramètres afin que le personnel connaisse les règles sans avoir besoin de demander à un gérant à chaque fois.
Traiter un remboursement total
Pour traiter un remboursement total dans AskBiz POS, allez dans la section Transactions et trouvez la vente d'origine. Vous pouvez rechercher par numéro de transaction, date, nom du client, ou les articles vendus. Une fois la transaction trouvée, appuyez sur Rembourser. AskBiz affiche chaque article de la vente d'origine et vous permet de confirmer que vous remboursez le montant total. Sélectionnez le moyen de remboursement — idéalement le même que le paiement d'origine (rembourser une transaction par carte sur la même carte est une bonne pratique et souvent exigé par votre prestataire de paiement). Ajoutez une raison au remboursement (défectueux, non désiré, double facturation, etc.) et confirmez. Le montant du remboursement est déduit de votre chiffre d'affaires quotidien, les articles remboursés sont remis en stock (le cas échéant), et l'ensemble de la transaction — vente d'origine et remboursement — est relié dans la piste d'audit afin qu'il y ait une trace complète.
Traiter un remboursement partiel
Les remboursements partiels sont plus courants que la plupart des gens ne le pensent. Un client retourne un article d'un achat de trois articles. Un produit présente un défaut mineur et vous acceptez une remise de 20 % plutôt qu'un retour complet. Un client a été surfacturé en raison d'une erreur de tarification et doit être remboursé de la différence. AskBiz gère tous ces cas. Depuis la transaction d'origine, appuyez sur Rembourser puis sélectionnez uniquement les articles (ou le montant spécifique) à rembourser. Pour un remboursement au niveau des articles, cochez les articles retournés et AskBiz calcule le montant correct, y compris tout ajustement de TVA. Pour un remboursement à montant fixe (comme une remise commerciale), saisissez le montant manuellement. Les remboursements partiels sont enregistrés avec le même niveau de détail que les remboursements totaux — raison, montant, membre du personnel, horodatage, et un lien vers la transaction d'origine. Votre stock n'est mis à jour que pour les articles physiquement retournés ; si vous remboursez un écart de tarification, les niveaux de stock restent inchangés.
Prévenir la fraude au remboursement
La fraude au remboursement est l'une des sources de pertes les plus courantes dans le commerce. Elle inclut les faux remboursements (traiter un remboursement pour une vente qui n'a jamais eu lieu), le favoritisme (rembourser l'achat d'un ami pour qu'il obtienne le produit gratuitement), et la fraude au retour (retourner un produit usagé ou différent). AskBiz POS atténue ces risques de plusieurs façons. D'abord, les remboursements doivent être liés à une transaction d'origine — vous ne pouvez pas créer un remboursement autonome. Ensuite, seuls les gérants et les propriétaires peuvent traiter les remboursements ; les caissiers ne le peuvent pas, ce qui élimine le vecteur d'attaque le plus courant. Troisièmement, chaque remboursement est consigné avec l'identité du membre du personnel, l'horodatage, la raison, et le montant, créant un moyen de dissuasion et une piste d'audit. Quatrièmement, AskBiz signale les schémas de remboursement inhabituels — comme un nombre disproportionné de remboursements traités par un seul membre du personnel, ou des remboursements dépassant un pourcentage défini des ventes quotidiennes — afin que vous puissiez enquêter avant que les pertes ne s'accumulent.