Koppel Xero of FreeAgent aan AskBiz
Hoe je Xero of FreeAgent koppelt onder Sources > Boekhouding, wat elke bron synchroniseert naar AskBiz, en hoe ze verschillen van Sage en Wave in dezelfde categorie.
Key Takeaways
- Xero en FreeAgent bevinden zich beide onder Sources > Boekhouding, naast QuickBooks, Sage en Wave.
- Beide koppel je met één klik via OAuth — je logt in en keurt alleen-lezen toegang goed, zonder iets te plakken. Sage en Wave, in dezelfde categorie, vragen je in plaats daarvan API-gegevens te plakken.
- Wat daadwerkelijk in AskBiz binnenkomt zijn je facturen — zowel binnenkomend geld (verkoopfacturen) als uitgaand geld (rekeningen) — die je AskBiz-omzet- en kostenrapporten voeden.
- Dit is een aparte, eenrichtingsverbinding: AskBiz leest uit Xero/FreeAgent voor rapportagedoeleinden. Als je ook AskBiz POS gebruikt, stuurt zijn eigen (andere) Xero-integratie POS-verkopen naar Xero voor de boekhouding — dat zijn niet dezelfde verbindingen.
- Hoe vaak het opnieuw synchroniseert hangt af van je abonnement: dagelijks op Gratis, elke 6 uur op Growth, elk uur op Business.
Waar je ze vindt
Open Sources vanuit de hoofdnavigatie van AskBiz. Connectoren zijn gegroepeerd per categorie, en Boekhouding is een van die groepen — naast E-commerce, Betalingen, Marketing & Advertenties en de rest. Binnen Boekhouding vind je vijf kaarten: QuickBooks, Xero, Sage, FreeAgent en Wave. Als scrollen niets voor je is, filtert het zoekvak bovenaan de Sources-pagina meteen naar een kaart wanneer je "xero" of "freeagent" typt. De kaart van Xero beschrijft facturen, bankreconciliatie, W&V en loonadministratie; de kaart van FreeAgent beschrijft facturen, uitgaven, belastingtijdlijn en cashflow — dat is in algemene zin het terrein dat elk platform bestrijkt. Wat AskBiz daadwerkelijk uit een van beide haalt, hierna behandeld, is smaller en specifiek: je facturen.
Xero koppelen
Klik op Connect op de Xero-kaart. AskBiz stuurt je door naar Xero om in te loggen en alleen-lezen toegang tot je organisatie goed te keuren — er is geen client-ID, geheim of token om ergens op te zoeken en te plakken. Zodra je het goedkeurt, word je teruggestuurd naar AskBiz en verplaatst de kaart naar de lijst Verbonden bovenaan de pagina, met een statusindicator en een laatst-gesynchroniseerd-tijdstip.
FreeAgent koppelen
FreeAgent werkt op dezelfde manier. Klik op Connect, log in bij FreeAgent, en keur alleen-lezen toegang goed — ook hier geen gegevens om handmatig te kopiëren. Omdat een FreeAgent-OAuth-token gekoppeld is aan één bedrijf, hoef je daarna geen tenant of bedrijf te kiezen zoals sommige multi-bedrijfsplatforms vereisen; de koppeling is gebonden aan het FreeAgent-bedrijf waarvoor je toegang hebt goedgekeurd.
Het verschil met Sage en Wave, er direct naast
Xero en FreeAgent zijn de twee OAuth-koppelingen in de groep Boekhouding — je ziet bij geen van beide een formulierveld. Sage en Wave, in dezelfde lijst, werken anders: Sage vraagt je een Client ID en Client Secret te plakken van het Sage Developer Portal, en Wave vraagt om een toegangstoken gegenereerd vanuit Wave's eigen Settings > Developer-pagina. Als je gewend bent gegevens te plakken voor Sage of Wave, hoef je voor Xero of FreeAgent niet naar een vergelijkbaar veld te zoeken — voor deze twee is klikken op Connect en toegang goedkeuren in het eigen inlogscherm van de provider het hele proces.
Wat daadwerkelijk wordt gesynchroniseerd
Eenmaal gekoppeld haalt AskBiz je facturen op uit Xero (of FreeAgent) en splitst ze op type. Verkoopfacturen — geld dat aan jou verschuldigd is — worden omzetposten in AskBiz, met de product-/regelomschrijving, hoeveelheid, prijs, valuta en betaalstatus (betaald, in behandeling of gedeeltelijk betaald) rechtstreeks van de factuur. Rekeningen — geld dat jij verschuldigd bent — worden kostenrecords, gelabeld met leverancier, bedrag, datum en categorie. Samen voeden die twee je AskBiz-W&V en kostenrapportage vanuit welk platform dan ook. Aan de Xero-kant worden facturen in pagina's opgehaald en gesorteerd op wanneer ze het laatst zijn bijgewerkt, dus wijzigingen die je in Xero aanbrengt — een betaling geregistreerd, een factuur aangepast — worden bij de volgende synchronisatie opgepikt in plaats van alleen op de oorspronkelijke aanmaakdatum van de factuur. De eigen bankreconciliatie-, loonadministratie- en belastingtijdlijnfuncties van Xero en FreeAgent blijven binnen Xero of FreeAgent zelf — AskBiz haalt die specifieke cijfers niet over, alleen de factuur- en rekeninggegevens.
De tokenverbinding actief houden
OAuth-tokens verlopen periodiek van nature, en AskBiz vernieuwt beide automatisch op de achtergrond — voor Xero via zijn identiteitsservice, voor FreeAgent via zijn eigen token-eindpunt — zodat een normale synchronisatie je niet vraagt opnieuw in te loggen. Als een vernieuwing ooit mislukt (bijvoorbeeld als toegang is ingetrokken vanuit Xero of FreeAgent), toont de gekoppelde bron een foutstatus op de Sources-pagina met een kort bericht, en opnieuw koppelen is hetzelfde proces met één klik als de eerste keer.
Hoe vaak het opnieuw synchroniseert
De synchronisatiefrequentie is gekoppeld aan je AskBiz-abonnement in plaats van aan de connector zelf: dagelijks op Gratis, elke 6 uur op Growth, en elk uur op Business. Noch Xero noch FreeAgent heeft een speciale tragere ondergrens zoals een paar andere connectoren dat wel hebben, dus je krijgt het normale interval van je abonnement. Als je de laatste cijfers wilt zonder te wachten, druk dan op "Nu synchroniseren" op de rij van de gekoppelde bron op de Sources-pagina en het haalt meteen op, ongeacht wanneer de volgende geplande synchronisatie verwacht wordt.
Loskoppelen of wisselen
Beide bronnen staan eenmaal ingesteld in de lijst Verbonden, naast elke andere bron die je hebt gekoppeld, en elk heeft een eigen Loskoppelen-knop. Loskoppelen is een echte opschoning, geen pauze: AskBiz trekt het token in bij de provider en verwijdert de omzetrecords die die bron heeft gesynchroniseerd, zodat een oude of verkeerde koppeling geen cijfers achterlaat in je rapporten. Als je later opnieuw moet koppelen, of moet wisselen welke Xero-organisatie of FreeAgent-bedrijf is gekoppeld, koppel dan eerst los en ga daarna opnieuw via Connect om de nieuwe te autoriseren — de volgende synchronisatie vult je gegevens helemaal opnieuw.
Als je ook AskBiz POS met Xero gebruikt
Het is de moeite waard om dit duidelijk te maken, omdat de namen overlappen: deze Sources-connector is een eenrichtingsverbinding naar AskBiz voor rapportagedoeleinden — het leest je Xero- of FreeAgent-gegevens zodat ze verschijnen in je dashboards en W&V. Als je AskBiz POS gebruikt, heeft POS zijn eigen aparte Xero-integratie onder zijn eigen instellingen, die het omgekeerde doet — het stuurt je POS-verkopen naar Xero als conceptfacturen, voor je boekhouding. De twee zijn niet aan elkaar gekoppeld en delen geen verbinding: de ene koppelen koppelt of beïnvloedt de andere niet, en je kunt de ene, beide, of geen van beide gebruiken, afhankelijk van wat je nodig hebt.