Terugbetalingen afhandelen: volledig, gedeeltelijk en alles ertussenin
Terugbetalingen horen nu eenmaal bij de detailhandel. Ontdek hoe je volledige en gedeeltelijke terugbetalingen verwerkt in AskBiz POS, zonder dat je administratie rommelig wordt.
Key Takeaways
- AskBiz POS ondersteunt volledige terugbetalingen, gedeeltelijke terugbetalingen en terugbetalingen per artikel — allemaal gekoppeld aan de oorspronkelijke transactie.
- Rechten voor terugbetalingen zijn voorbehouden aan de rollen Manager en Owner, om misbruik te voorkomen.
- Elke terugbetaling wordt vastgelegd in het controlespoor, met reden, bedrag, medewerker en tijdstip.
Je verplichtingen rond terugbetalingen in het VK begrijpen
Voordat we ingaan op de werking, is het goed om je juridische positie te kennen. Onder de Consumer Rights Act 2015 hebben klanten recht op terugbetaling als een product defect is, niet overeenkomt met de beschrijving, of niet geschikt is voor het doel. Bij defecte goederen geldt dit recht tot dertig dagen voor een volledige terugbetaling en tot zes maanden voor reparatie of vervanging (met terugbetaling als dat niet lukt). Bij bedenktijd-retouren — waarbij het product in orde is maar de klant simpelweg van gedachten is veranderd — heb je geen wettelijke verplichting om terug te betalen, maar veel winkeliers doen dit toch als goodwill-gebaar om klantenbinding op te bouwen. AskBiz POS laat je beide soorten terugbetalingen verwerken, en je kunt je terugbetalingsbeleid instellen zodat personeel de regels kent zonder elke keer een manager te hoeven raadplegen.
Een volledige terugbetaling verwerken
Om een volledige terugbetaling te verwerken in AskBiz POS, ga je naar het gedeelte Transactions en zoek je de oorspronkelijke verkoop op. Je kunt zoeken op transactienummer, datum, klantnaam of verkochte artikelen. Zodra je de transactie hebt gevonden, tik je op Refund. AskBiz toont elk artikel uit de oorspronkelijke verkoop en laat je bevestigen dat je het volledige bedrag terugbetaalt. Kies de terugbetalingsmethode — idealiter dezelfde als de oorspronkelijke betaling (een kaarttransactie terugbetalen op dezelfde kaart is de beste werkwijze en wordt vaak vereist door je kaartverwerker). Voeg een reden voor de terugbetaling toe (defect, ongewenst, dubbele afschrijving, enzovoort) en bevestig. Het terugbetaalde bedrag wordt van je dagomzet afgetrokken, de teruggegeven artikelen worden weer aan je voorraad toegevoegd (indien van toepassing), en de hele transactie — oorspronkelijke verkoop en terugbetaling — wordt gekoppeld in het controlespoor, zodat er een compleet spoor is.
Een gedeeltelijke terugbetaling verwerken
Gedeeltelijke terugbetalingen komen vaker voor dan de meeste mensen verwachten. Een klant retourneert één artikel uit een aankoop van drie. Een product heeft een klein defect en je spreekt een korting van 20% af in plaats van een volledige retour. Een klant is te veel in rekening gebracht door een prijsfout en het verschil moet worden terugbetaald. AskBiz kan dit allemaal aan. Tik vanuit de oorspronkelijke transactie op Refund en selecteer alleen de artikelen (of het specifieke bedrag) die je wilt terugbetalen. Voor een terugbetaling per artikel vink je de geretourneerde artikelen aan en berekent AskBiz automatisch het juiste bedrag, inclusief eventuele btw-aanpassing. Voor een vast terugbetalingsbedrag (zoals een goodwill-korting) vul je het bedrag handmatig in. Gedeeltelijke terugbetalingen worden met dezelfde details vastgelegd als volledige terugbetalingen — reden, bedrag, medewerker, tijdstip en een koppeling met de oorspronkelijke transactie. Je voorraad wordt alleen bijgewerkt voor artikelen die daadwerkelijk zijn geretourneerd; betaal je een prijsverschil terug, dan blijft de voorraad ongewijzigd.
Fraude met terugbetalingen voorkomen
Fraude met terugbetalingen is een van de meest voorkomende oorzaken van verlies in de detailhandel. Denk aan fictieve terugbetalingen (een terugbetaling verwerken voor een verkoop die nooit heeft plaatsgevonden), 'sweethearting' (de aankoop van een vriend terugbetalen zodat die het product gratis krijgt), en retourfraude (een gebruikt of ander product terugsturen dan verkocht). AskBiz POS beperkt deze risico's op verschillende manieren. Ten eerste moeten terugbetalingen gekoppeld zijn aan een oorspronkelijke transactie — je kunt geen losstaande terugbetaling aanmaken. Ten tweede kunnen alleen Managers en Owners terugbetalingen verwerken; Cashiers niet, waarmee de meest voorkomende aanvalsroute wordt weggenomen. Ten derde wordt elke terugbetaling vastgelegd met de identiteit van de medewerker, tijdstip, reden en bedrag, wat afschrikt en een controlespoor creëert. Ten vierde signaleert AskBiz ongebruikelijke patronen in terugbetalingen — zoals een onevenredig aantal terugbetalingen door één medewerker, of terugbetalingen die een vastgesteld percentage van de dagomzet overschrijden — zodat je kunt ingrijpen voordat verliezen zich opstapelen.