Voorraadbeheer in de kassa: voorraadniveaus, waarschuwingen en aanvullen
Houd je schappen gevuld en je cashflow gezond. Ontdek hoe AskBiz POS je voorraad in real time bijhoudt en precies aangeeft wanneer je moet bijbestellen.
Key Takeaways
- AskBiz POS verlaagt de voorraad automatisch bij elke verkoop, zodat je voorraadaantal altijd in real time klopt.
- Je kunt voor elk product een bestelpunt instellen, zodat AskBiz je waarschuwt voordat je door je voorraad heen bent.
- Nauwkeurige voorraadgegevens helpen je zowel voorraadtekorten (gemiste verkopen) als overvoorraad (vastzittend kapitaal) te voorkomen.
Hoe voorraadregistratie in real time werkt
Elke keer dat je een verkoop verwerkt in AskBiz POS, worden de verkochte artikelen automatisch van je voorraadaantal afgetrokken. Er is geen handmatige stap nodig — zodra de transactie is bevestigd, wordt de voorraad bijgewerkt. Verkoop je drie stuks van Product A, dan daalt je voorraad met drie. Wordt er een terugbetaling verwerkt en het artikel teruggezet in de voorraad, dan stijgt het aantal weer. Dit gebeurt tegelijk op alle apparaten, dus als er twee mensen op afzonderlijke tablets verkopen, zien beiden dezelfde actuele voorraadniveaus. Deze nauwkeurigheid is een enorme verbetering voor kleine winkeliers die traditioneel afhankelijk waren van periodieke voorraadtellingen. In plaats van te ontdekken dat je bestseller drie dagen geleden al uitverkocht raakte (en een onbekend aantal verkopen bent misgelopen), weet je het moment waarop de voorraad op nul komt. Nog beter: je kunt waarschuwingen instellen die je vooraf waarschuwen voordat dat gebeurt.
Bestelpunten en waarschuwingen instellen
Een bestelpunt is het voorraadniveau waarop je een nieuwe bestelling bij je leverancier moet plaatsen. Het juiste niveau hangt af van hoe snel het artikel verkoopt en hoe lang je leverancier nodig heeft om te leveren. Verkoop je bijvoorbeeld tien stuks van Product B per week en heeft je leverancier twee weken levertijd nodig, dan moet je bestelpunt minstens twintig stuks zijn — twintig stuks buffervoorraad om de levertijd te overbruggen. In AskBiz stel je het bestelpunt per product in bij de voorraadinstellingen. Zodra de voorraad dat niveau bereikt, krijg je een waarschuwing — in de app, per e-mail, of beide. Je kunt ook een kritiek niveau instellen (het punt waarop je bijna door je voorraad heen bent) voor een dringendere melding. AskBiz kan bestelpunten voorstellen op basis van je historische verkoopsnelheid, zodat je niet hoeft te gokken bij de berekening.
Voorraad ontvangen en aanpassingen doorvoeren
Wanneer er een nieuwe levering van je leverancier binnenkomt, moet je die artikelen aan je voorraad toevoegen. Ga in AskBiz naar het gedeelte Inventory, zoek het product op en tik op Receive Stock. Vul het ontvangen aantal in en de kostprijs (als die is gewijzigd). De voorraad wordt direct bijgewerkt. Ontdek je bij een fysieke voorraadtelling een verschil — bijvoorbeeld doordat artikelen beschadigd, gestolen of verkeerd geteld zijn — dan kun je een handmatige voorraadcorrectie doorvoeren. Vul de reden voor de correctie in (schade, diefstal, telfout) en AskBiz legt de wijziging vast in het controlespoor. Deze correcties zijn belangrijk om de nauwkeurigheid te bewaren en om patronen te herkennen: als een bepaald product regelmatig onverklaarbaar voorraadverlies vertoont, kan dat wijzen op diefstal of op een verpakkingsprobleem dat schade veroorzaakt.
Voorraadgegevens gebruiken om je cashflow te verbeteren
Voorraad is geld dat op je schappen ligt. Elk product dat je in bezit hebt maar nog niet hebt verkocht, staat voor geld dat rente had kunnen opleveren, schulden had kunnen aflossen, of groei had kunnen financieren. AskBiz helpt je de balans te vinden tussen voldoende voorraad om aan de vraag te voldoen en niet te veel kapitaal vastzetten. Het voorraaddashboard toont verkoopsnelheden (hoe snel elk product verkoopt), het aantal dagen resterende voorraad, en dode voorraad (producten die dertig dagen of langer niet zijn verkocht). Heeft een product bij de huidige verkoopsnelheid nog negentig dagen voorraad, dan heb je vrijwel zeker te veel besteld. Heeft een ander product nog maar drie dagen voorraad, dan moet je dringend bijbestellen. AskBiz signaleert beide uitersten, zodat je actie kunt ondernemen: prijs traag verkopende artikelen af om kapitaal vrij te maken, en versnel het bijbestellen van je bestsellers.