Waarschuwingen bij lage voorraad en uitverkocht: mis nooit meer een bestelling
Stel automatische meldingen in wanneer je voorraad laag wordt. AskBiz POS waarschuwt je voordat je bestsellers uitverkocht raken.
Key Takeaways
- AskBiz POS stuurt waarschuwingen zodra de voorraad je vooraf ingestelde bestelpunt bereikt of op nul komt.
- Waarschuwingen kunnen in de app, per e-mail of beide worden verstuurd — zodat je nooit een dringende bestelling mist.
- Op tijd bijbestellen voorkomt gemiste verkopen en houdt de klanttevredenheid hoog.
De kosten van een lege voorraad
Een voorraadtekort is niet alleen een gemiste verkoop — het is een gemiste relatie. Als een klant je winkel binnenloopt op zoek naar een specifiek product en je hebt het niet, koopt diegene het elders. Gebeurt dit twee keer, dan komt de klant helemaal niet meer terug. Onderzoek laat consistent zien dat voorraadtekorten een van de belangrijkste redenen zijn waarom klanten in de fysieke detailhandel overstappen naar concurrenten. Naast het directe omzetverlies is er ook reputatieschade: je winkel oogt slecht beheerd als de schappen leeg zijn. AskBiz POS is ontworpen om dit te voorkomen door je inzicht te geven in voorraadniveaus en je ruim voor het nulpunt te waarschuwen. Het doel is eenvoudig — geen enkele klant zou ooit 'sorry, dat hebben we niet meer' moeten horen als tijdig bestellen dat had kunnen voorkomen.
Hoe waarschuwingen werken in AskBiz POS
AskBiz gebruikt een tweetraps waarschuwingssysteem. De eerste trap is de bestelwaarschuwing, die afgaat zodra de voorraad het bestelpunt bereikt dat je voor dat product hebt ingesteld. Dit is je signaal om een bestelling bij je leverancier te plaatsen. Het bestelpunt moet rekening houden met de levertijd van je leverancier — duurt levering vijf dagen en verkoop je twee stuks per dag, stel het bestelpunt dan op minstens tien. De tweede trap is de kritieke waarschuwing, die afgaat wanneer de voorraad een gevaarlijk laag niveau bereikt (je bepaalt zelf per product wat 'gevaarlijk laag' betekent). Dit is je signaal dat je bijna door je voorraad heen bent en een bestelling moet versnellen, of het product uit de etalage moet halen om de resterende voorraad te reserveren voor vaste klanten. Beide waarschuwingen kunnen als melding in de app, per e-mail, of beide worden verstuurd. Owners en Managers ontvangen standaard waarschuwingen; Cashiers niet, om meldingsoverload bij het personeel op de vloer te voorkomen.
Slimme suggesties voor bijbestellen
Voor elk product handmatig een bestelpunt instellen is omslachtig, zeker als je honderden artikelen voert. AskBiz kan bestelpunten voorstellen op basis van je verkoopgeschiedenis. Het analyseert hoe snel elk product verkoopt (de verkoopsnelheid), hoe die snelheid verandert per dag van de week of per seizoen, en hoe lang eerdere aanvullingen hebben geduurd. Op basis van deze gegevens berekent het een aanbevolen bestelpunt dat het risico op een voorraadtekort afweegt tegen de kosten van te veel voorraad aanhouden. Je kunt de suggestie overnemen, aanpassen, of je eigen niveau instellen. Voor nieuwe producten zonder verkoopgeschiedenis hanteert AskBiz standaard een voorzichtig bestelpunt dat je kunt verfijnen naarmate er meer gegevens beschikbaar komen. De suggesties worden na verloop van tijd nauwkeuriger, naarmate AskBiz je verkooppatronen en de levertijden van je leveranciers beter leert kennen.
Efficiënt reageren op waarschuwingen
Een waarschuwing is alleen nuttig als je er snel op reageert. AskBiz maakt dit eenvoudig door context bij elke waarschuwing te geven. Ontvang je een melding over lage voorraad, dan zie je het actuele voorraadniveau, de gemiddelde dagelijkse verkoop, het geschatte aantal dagen tot een voorraadtekort en de laatste kostprijs van het product. Je hebt genoeg informatie om direct een nieuwe bestelling te plaatsen, zonder iets te hoeven opzoeken. Werk je regelmatig met dezelfde leveranciers, dan kun je leveranciersgegevens in AskBiz vastleggen, zodat het tikken op 'Reorder' bij een waarschuwing een inkooporder opstelt die je direct kunt versturen. Dit verkort de tijd tussen waarschuwing en bestelling van uren (of dagen, als de melding wegzakt in je inbox) tot minuten. Hoe minder stappen er tussen melding en actie zitten, hoe minder voorraadtekorten je onderneming zal meemaken.