Rekodi za Ukaguzi: Kila Muamala, Ukifuatiliwa na Usiobadilika
Mfumo wa POS wa AskBiz hutunza rekodi kamili na isiyobadilika ya kila mauzo, marejesho, kufuta muamala, na marekebisho. Hii ndiyo sababu jambo hilo ni muhimu na jinsi ya kulitumia.
Key Takeaways
- Kila hatua kwenye AskBiz POS — mauzo, marejesho, kufuta muamala, mabadiliko ya bei — hurekodiwa kwenye rekodi ya ukaguzi isiyobadilika.
- Rekodi za ukaguzi hukukinga wakati wa ukaguzi wa HMRC, uchunguzi wa udanganyifu, na migogoro ya wateja.
- Unaweza kutafuta, kuchuja, na kutoa data ya rekodi ya ukaguzi kwa kipindi chochote cha tarehe.
Rekodi ya ukaguzi ni nini na kwa nini ni muhimu
Rekodi ya ukaguzi ni kumbukumbu ya matukio yote yanayotokea kwenye mfumo wako wa POS kwa mpangilio wa wakati. Kwenye AskBiz, hii inajumuisha mauzo, marejesho, kufuta muamala, mabadiliko ya bei, matumizi ya punguzo, marekebisho ya hisa, kuingia kwa wafanyakazi, mabadiliko ya jukumu, na mabadiliko ya mipangilio. Kila kipengele hurekodi ni nini kilichotokea, ni lini, na nani aliyefanya. Rekodi hiyo haibadiliki — vipengele haviwezi kuhaririwa au kufutwa, hata na mmiliki wa akaunti. Jambo hili ni muhimu kwa sababu tatu. Kwanza, uzingatiaji: HMRC inaweza kuomba rekodi zako za miamala wakati wa ukaguzi wa VAT, na rekodi ya ukaguzi isiyokatika na isiyobadilika ndiyo kiwango cha juu cha ushahidi. Pili, kuzuia udanganyifu: ikiwa mtu anachakata marejesho ya uongo au kubadilisha bei bila sababu za msingi, rekodi ya ukaguzi itaonyesha hilo. Tatu, kutatua migogoro: mteja anapodai alichajiwa kupita kiasi au hakupokea bidhaa, rekodi ya ukaguzi hukupa ukweli wa kutatua hali kwa haki na haraka.
Kinachorekodiwa kwenye AskBiz POS
AskBiz hurekodi zaidi ya miamala ya kifedha pekee. Hii ni orodha isiyokamilika ya matukio yanayonaswa kwenye rekodi ya ukaguzi. Mauzo: kila kitu kilichouzwa, bei, idadi, VAT, njia ya malipo, mfanyakazi, na wakati. Marejesho na kufuta muamala: rejea ya muamala wa asili, kiasi cha marejesho, sababu, na mfanyakazi aliyeidhinisha. Mabadiliko ya bei: bei ya asili, bei iliyobadilishwa, na sababu. Punguzo: aina ya punguzo (asilimia au kiasi kilichowekwa), kiasi, na kama lilitumika kwa kitu kimoja au kikapu kizima. Marekebisho ya hisa: bidhaa, idadi ya zamani, idadi mpya, na sababu ya marekebisho. Matukio ya wafanyakazi: kuingia, kutoka, mabadiliko ya jukumu, na mialiko mipya ya wafanyakazi. Mabadiliko ya mipangilio: mipangilio ya risiti, viwango vya arifa, na mabadiliko ya njia za malipo. Kila kipengele kina alama ya muda sahihi hadi sekunde na utambulisho wa mtumiaji aliyefanya hatua hiyo.
Jinsi ya kutumia rekodi ya ukaguzi
Rekodi ya ukaguzi inapatikana kwenye sehemu ya Taarifa (Reports) kwenye AskBiz POS. Unaweza kuchuja kwa kipindi cha tarehe, aina ya tukio, mfanyakazi, au bidhaa. Matumizi ya kawaida ni pamoja na kuchunguza tofauti kwenye pesa taslimu (chuja kwa tarehe na tazama kufuta muamala, marejesho, na mabadiliko ya bei), kukagua shughuli za mfanyakazi (chuja kwa kitambulisho cha mfanyakazi kuona kila hatua aliyoifanya), na kujiandaa kwa ukaguzi wa kodi (toa rekodi kamili kwa kipindi husika). Kipengele cha utafutaji hukuruhusu kutafuta miamala mahususi kwa kiasi, jina la bidhaa, au namba ya muamala. Kwa usimamizi wa kila siku, kichujio muhimu zaidi ni "matukio yasiyo ya kawaida" — matukio yanayotoka nje ya mifumo ya kawaida, kama punguzo kubwa lisilo la kawaida, marejesho yaliyozidi kiwango fulani, au kufuta muamala wakati wa vipindi visivyosimamiwa. AskBiz inaweza kuibua matukio haya kiotomatiki, ikikuepusha kukagua miamala mia kwa mkono ili kupata yale machache yanayohitaji uangalizi.
Rekodi ya ukaguzi na uzingatiaji wa HMRC
Ikiwa HMRC itafanya ukaguzi wa uzingatiaji kwenye biashara yako, watataka kuona rekodi zako za miamala. Matakwa mahususi hutegemea hali yako, lakini kwa ujumla HMRC inatarajia rekodi za kidijitali za mauzo na manunuzi yote, zenye kiasi cha VAT kilichoainishwa wazi. Rekodi ya ukaguzi ya AskBiz hutimiza matakwa haya kikamilifu. Kila muamala ni wa kidijitali, wenye alama ya muda, na maelezo ya VAT, na umeunganishwa na njia ya malipo. Marejesho na kufuta muamala vimeandikwa pamoja na sababu na idhini. Marekebisho ya hisa yameelezwa. Data inaweza kutolewa kwa mifumo ya kawaida (CSV, Excel) kwa uwasilishaji au ukaguzi. Kuwa na kiwango hiki cha nyaraka hakuridhishi tu matakwa ya uzingatiaji — huweka biashara yako katika hali nzuri. Rekodi ya ukaguzi iliyotunzwa vizuri na isiyobadilika inaonyesha kwa HMRC kuwa unachukulia utunzaji wa rekodi kwa uzito, jambo linaloweza kufanya ukaguzi kuwa mfupi na usio na msuguano.