Bestellungen: Bestellungen bei Lieferanten erstellen, senden und empfangen in AskBiz POS
Wie die Kachel „Bestellungen" unter POS > Betrieb tatsächlich funktioniert — eine Bestellung mit automatisch vorgeschlagenen Nachbestellmengen erstellen, sie per WhatsApp an Ihren Lieferanten senden und Wareneingänge (auch Teillieferungen) buchen, ohne eine Tabellenkalkulation anzufassen.
Key Takeaways
- Bestellungen finden Sie unter POS > Betrieb > Einzelhandel, geöffnet über die Kachel 📋 — es ist ein eigener Tab, kein Popup, das an die Bestandsverwaltung angeflanscht wurde.
- Beim Start einer neuen Bestellung werden automatisch alle Produkte vorausgefüllt, die auf oder unter ihrem Meldebestand liegen, mit einer vorgeschlagenen Menge, die den Bestand auf das Doppelte des Meldebestands auffüllt, sowie dem zuletzt erfassten Einkaufspreis des Produkts — Sie können jede Zeile weiterhin bearbeiten oder entfernen oder Produkte manuell hinzufügen.
- Das Senden einer Bestellung schickt eine aufgeschlüsselte Bestellung an die WhatsApp-Nummer Ihres Lieferanten; ist die automatisierte Vorlage nicht verfügbar, greift ein vorausgefüllter wa.me-Link, den Sie selbst zum Senden antippen. Ein Lieferant ohne hinterlegte Telefonnummer kann gar nicht angeschrieben werden.
- Der Wareneingang wird pro Zeile gebucht, Teillieferungen sind also normal: Eine Bestellung wird in dem Moment „Teilweise", in dem eine Zeile unvollständig ist, und wechselt erst zu „Erhalten", sobald jede Zeile vollständig eingegangen ist.
- Was Sie tun können, hängt von Ihrer POS-Rolle ab: Inhaber und Manager haben vollen Zugriff, die Rolle Bestand kann erstellen und Wareneingänge buchen, aber nicht senden, und Aufsicht/Filialleitung können nur einsehen.
Wo Sie es finden
Bestellungen ist eine Kachel unter POS > Betrieb, im Bereich Einzelhandel — achten Sie auf das Symbol 📋. Ein Tipp darauf öffnet einen eigenen Bestellungen-Tab mit eigener Liste, Filtern (Alle / Rückstände / Erhalten) und einer Schaltfläche „+ Neue Bestellung" oben rechts. Wenn Ihr Nachbestellprozess bisher bedeutet hat, einen Lieferanten von Ihrem eigenen Handy aus anzuschreiben und zu hoffen, dass Sie an alles gedacht haben, ist dies das Werkzeug, das diese Gewohnheit ersetzt — es steckt in derselben App, die Sie ohnehin zum Verkaufen nutzen, es gibt also nichts Separates, in das Sie sich einloggen müssen.
Eine neue Bestellung starten
Tippen Sie auf „+ Neue Bestellung", und Sie werden zunächst nach einem Lieferanten gefragt — wählen Sie einen bestehenden aus dem Dropdown-Menü, oder legen Sie spontan einen neuen mit nur Name und Telefonnummer an. Die Telefonnummer ist wichtig: Sie wird später beim WhatsApp-Versand benötigt, und ohne sie kann die Bestellung nicht gesendet, nur erstellt und manuell nachverfolgt werden. Unter dem Lieferanten öffnet sich die Artikelliste bereits vorausgefüllt: AskBiz prüft jedes Produkt, das aktuell auf oder unter seinem Meldebestand liegt, und fügt es als Zeile hinzu, mit einer vorgeschlagenen Bestellmenge, die den Bestand wieder auf etwa das Doppelte dieses Meldebestands anhebt, sowie einem Einzelkostenpreis aus dem zuletzt erfassten Einkaufspreis des Produkts. Sie müssen davon nichts übernehmen — bearbeiten Sie Menge oder Kosten in jeder Zeile, löschen Sie Zeilen, die Sie nicht wollen, oder nutzen Sie das Dropdown „Produkt hinzufügen" darunter, um etwas anderes aus Ihrem Katalog aufzunehmen, das nicht knapp war. Eine laufende Summe aktualisiert sich, während Sie arbeiten, und ein Notizfeld am Ende eignet sich gut für Lieferhinweise oder eine Referenznummer, die Ihr Lieferant erwartet.
Die fünf Bestellstatus
Jede Bestellung befindet sich in einem von fünf Zuständen, dargestellt als farbige Pille auf ihrer Karte: Entwurf (erstellt, aber noch nicht gesendet), Bestellt (an den Lieferanten gesendet, noch nichts erhalten), Teilweise, Erhalten oder Storniert. Teilweise lohnt sich, genauer zu verstehen — es ist keine separate Aktion, die Sie wählen, sondern das, was eine Bestellung automatisch wird, sobald Sie einen Teil, aber nicht alles erhalten haben, was Sie bestellt haben. Wenn Sie 50 Einheiten von etwas bestellen und heute 30 ankommen, der Rest aber erst nächste Woche kommt, wechselt die Bestellung in dem Moment zu Teilweise, in dem Sie diese 30 buchen, und bleibt dort — und zeigt genau, was noch offen ist — bis die restlichen 20 eintreffen und sie von selbst auf Erhalten wechselt. Der Filter Rückstände oben in der Liste zeigt einfach jede Bestellung, die sich aktuell im Status Teilweise befindet, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Lieferungen Ihnen noch geschuldet werden.
Eine Bestellung an Ihren Lieferanten senden
Öffnen Sie eine beliebige Bestellung im Status Entwurf oder Bestellt und tippen Sie auf Senden (nach dem ersten Versand steht dort Erneut senden). AskBiz erstellt eine aufgeschlüsselte Nachricht — jede Zeile als „Artikel x Menge @ Kosten", die Summe und Ihre Notizen, falls vorhanden — und versucht, sie als automatisierte WhatsApp-Vorlagen-Nachricht direkt an die Nummer des Lieferanten zuzustellen. Ist dieser automatisierte Weg nicht verfügbar, greift ersatzweise ein vorausgefüllter wa.me-Link in einem neuen Tab mit derselben bereits eingetippten Nachricht, sodass Sie nur noch selbst auf Senden in WhatsApp tippen müssen. So oder so wechselt eine Entwurfsbestellung beim ersten Versand zu Bestellt, und der Sendezeitstempel wird bei jedem weiteren Versand aktualisiert. Hat der Lieferantendatensatz keine Telefonnummer, ist die Schaltfläche Senden deaktiviert, und ein Hinweis fordert Sie auf, eine hinzuzufügen — an der Notwendigkeit einer Nummer führt kein Weg vorbei.
Wareneingang buchen
Wenn die Ware eintrifft, öffnen Sie die Bestellung und tippen auf „Wareneingang buchen". Sie sehen jede Zeile mit einem bereits auf die vollständige offene Menge voreingestellten Eingabefeld (das, was bestellt minus das, was auf dieser Zeile bereits erhalten wurde) — Zeilen, die bereits vollständig erhalten wurden, sind ausgegraut und können nichts mehr aufnehmen. Passen Sie eine Menge nach unten an, falls nur ein Teil dieser Zeile eingetroffen ist, und bestätigen Sie dann. Die Bestätigung ist es, was den Bestand tatsächlich bewegt: Jede Zeile erhöht atomar den aktuellen Lagerbestand dieses Produkts (dieselbe Zahl, die Ihre Kasse und der Übersichtsbildschirm auslesen), und der Status der Bestellung wird anhand der neuen Zahlen neu berechnet — Erhalten, wenn jede Zeile jetzt vollständig eingegangen ist, Teilweise, wenn einige Zeilen noch fehlen, ansonsten unverändert. Sie können mehrmals zu derselben Bestellung zurückkehren und Wareneingänge buchen, während eine Lieferung stufenweise eintrifft; jede Buchung fragt nur nach dem, was noch offen ist.
Wer was tun kann
Aktionen bei Bestellungen sind nach POS-Rolle berechtigungsgesteuert, nicht über einen einzigen Alles-oder-nichts-Schalter. Inhaber und Manager können Bestellungen ansehen, erstellen, senden, Wareneingänge buchen und als bezahlt markieren. Die Rolle Bestand kann Bestellungen erstellen und Wareneingänge buchen (und als bezahlt markieren), aber nicht senden — das Senden bleibt bewusst dem Management vorbehalten. Die Rollen Aufsicht und Filialleitung können Bestellungen und ihren Status einsehen, aber nichts daran erstellen, senden oder buchen. Wenn eine Schaltfläche deaktiviert aussieht oder jemand Ihnen sagt, dass die Option Senden nicht sichtbar ist, prüfen Sie zuerst die zugewiesene Rolle dieser Person, bevor Sie von einem Fehler ausgehen.