Órdenes de compra: crea, envía y recibe pedidos a proveedores en AskBiz POS
Cómo funciona en realidad el mosaico de Órdenes de compra en POS > Operaciones — armar un pedido con cantidades de reorden sugeridas automáticamente, enviarlo a tu proveedor por WhatsApp y recibir stock (incluidas entregas parciales) sin tocar una hoja de cálculo.
Key Takeaways
- Órdenes de compra vive en POS > Operaciones > Retail, y se abre desde el mosaico 📋 — es una pestaña dedicada, no una ventana emergente pegada a Inventario.
- Al crear un nuevo pedido, se rellenan automáticamente todos los productos en su punto de reorden o por debajo, con una cantidad sugerida que reabastece hasta el doble del umbral y usa el último costo registrado del producto. Puedes editar o eliminar cualquier línea, o agregar productos manualmente.
- Enviar una orden de compra manda un mensaje al número de WhatsApp de tu proveedor con el pedido detallado; si la plantilla automática no está disponible, se recurre a un enlace wa.me prellenado que tocas para enviar tú mismo. Un proveedor sin número de teléfono registrado no puede recibir el envío.
- Recibir stock se hace línea por línea, así que las entregas parciales son normales: un pedido pasa a "Parcial" en cuanto una línea queda incompleta, y solo cambia a "Recibido" cuando todas las líneas están completas.
- Lo que puedes hacer depende de tu rol en el POS — Propietario y Gerente tienen acceso completo, Inventario puede crear y recibir pero no enviar, y Supervisor/Gerente de sucursal solo pueden ver.
Dónde encontrarlo
Órdenes de compra es un mosaico dentro de POS > Operaciones, en el sector Retail — busca el ícono 📋. Al tocarlo se abre una pestaña dedicada de Órdenes de compra con su propia lista, filtros (Todas / Pendientes / Recibidas) y un botón "+ Nuevo pedido" en la esquina superior derecha. Si hasta ahora tu proceso de reabastecimiento consistía en escribirle a un proveedor desde tu propio teléfono y esperar haber recordado cada artículo, esta es la herramienta que reemplaza ese hábito — vive dentro de la misma app que ya usas para vender, así que no hay nada aparte en lo que iniciar sesión.
Cómo iniciar un nuevo pedido
Toca "+ Nuevo pedido" y primero te pedirá un proveedor — elige uno existente del menú desplegable, o agrega uno nuevo al instante con solo un nombre y un número de teléfono. El número de teléfono importa: es lo que usará más adelante el paso de envío por WhatsApp, y sin él, ese pedido no se puede enviar, solo crear y llevar el seguimiento manualmente. Debajo del proveedor, la lista de artículos se abre ya con datos: AskBiz revisa cada producto que esté en su punto de reorden o por debajo y lo agrega como línea, con una cantidad de pedido sugerida calculada para llevar el stock de vuelta a aproximadamente el doble de ese umbral, y un costo unitario tomado del último costo registrado del producto. No tienes que aceptar nada de esto — edita la cantidad o el costo en cualquier línea, elimina las líneas que no quieras, o usa el menú desplegable "Agregar producto" debajo para incorporar cualquier otro artículo de tu catálogo que no estuviera bajo en stock. Un total en tiempo real se actualiza a medida que avanzas, y un campo de notas al final es un buen lugar para instrucciones de entrega o un número de referencia que tu proveedor necesite.
Los cinco estados del pedido
Cada pedido está en uno de cinco estados, mostrados como una etiqueta de color en su tarjeta: Borrador (creado pero aún no enviado), Pedido (enviado al proveedor, nada recibido), Parcial, Recibido o Cancelado. Vale la pena entender Parcial por separado — no es una acción que elijas por separado, es lo que se vuelve automáticamente un pedido en el instante en que has recibido algo pero no todo lo que pediste. Si pides 50 unidades de algo y llegan 30 hoy con el resto la semana que viene, el pedido pasa a Parcial en el momento en que registras esas 30, y se queda ahí —mostrando exactamente lo que aún falta— hasta que lleguen las 20 restantes y pase solo a Recibido. El filtro Pendientes en la parte superior de la lista es simplemente todo pedido que está actualmente en estado Parcial, así que puedes ver de un vistazo qué entregas todavía te deben.
Enviar un pedido a tu proveedor
Abre cualquier pedido en Borrador o Pedido y toca Enviar (dice Reenviar una vez que un pedido ya salió una vez). AskBiz arma un mensaje detallado —cada línea como "artículo x cantidad @ costo", el total, y tus notas si agregaste alguna— e intenta entregarlo como un mensaje de plantilla automática de WhatsApp directo al número del proveedor. Si esa vía automática no está disponible, recurre a abrir un enlace wa.me prellenado en una pestaña nueva con el mismo mensaje ya escrito, así que solo tienes que darle a enviar tú mismo en WhatsApp. De cualquier forma, un pedido en Borrador pasa a Pedido la primera vez que se envía, y la marca de tiempo de envío se actualiza en cada envío posterior. Si el registro del proveedor no tiene número de teléfono, el botón Enviar aparece deshabilitado y una sugerencia te indica que agregues uno — no hay forma de evitar la necesidad de un número.
Recibir stock
Cuando llega la mercancía, abre el pedido y toca "Recibir stock". Verás cada línea con un campo ya predeterminado a su cantidad total pendiente (lo pedido menos lo ya recibido en esa línea) — las líneas que ya están completamente recibidas aparecen en gris y no pueden recibir más. Ajusta cualquier cantidad hacia abajo si solo llegó parte de esa línea, y luego confirma. Confirmar es lo que realmente mueve el stock: cada línea incrementa de forma atómica el conteo de stock en vivo de ese producto en tu inventario (la misma cifra que lee tu caja y la pantalla Resumen), y el estado del pedido se recalcula con los números frescos —Recibido si todas las líneas ya están completas, Parcial si algunas siguen incompletas, sin cambios en cualquier otro caso. Puedes volver y recibir contra el mismo pedido más de una vez a medida que una entrega llega por etapas; cada recepción solo pregunta por lo que sigue pendiente.
Quién puede hacer qué
Las acciones sobre órdenes de compra están controladas por permisos según el rol en el POS, no por un interruptor único de todo o nada. Propietario y Gerente pueden ver, crear, enviar, recibir y marcar pedidos como pagados. El rol Inventario puede crear y recibir pedidos (y marcarlos como pagados) pero no puede enviarlos — el envío se deja deliberadamente a la gerencia. Los roles Supervisor y Gerente de sucursal pueden ver los pedidos y su estado pero no pueden crear, enviar ni recibir contra ellos. Si un botón se ve deshabilitado o alguien te dice que no puede ver la opción Enviar, revisa el rol que tiene asignado antes de asumir que algo está roto.