Bons de commande : créer, envoyer et réceptionner des commandes fournisseurs dans AskBiz POS
Comment fonctionne réellement la tuile Bons de commande dans POS > Opérations : créer une commande avec des quantités de réapprovisionnement suggérées automatiquement, l'envoyer à votre fournisseur via WhatsApp, et réceptionner le stock (y compris les livraisons partielles) sans jamais ouvrir un tableur.
Key Takeaways
- Les bons de commande se trouvent dans POS > Opérations > Commerce de détail, accessibles via la tuile 📋 — c'est un onglet à part entière, pas une fenêtre surgissante greffée sur l'onglet Stock.
- Démarrer une nouvelle commande préremplit automatiquement chaque produit dont le stock est au niveau ou en dessous de son seuil de réapprovisionnement, avec une quantité suggérée qui le ramène au double de ce seuil, ainsi que le dernier prix de revient enregistré du produit — vous pouvez toujours modifier ou supprimer n'importe quelle ligne, ou ajouter des produits manuellement.
- Envoyer un bon de commande adresse un message détaillé, ligne par ligne, au numéro WhatsApp de votre fournisseur ; si le modèle automatisé n'est pas disponible, AskBiz bascule vers un lien wa.me prérempli que vous appuyez pour envoyer vous-même. Un fournisseur sans numéro de téléphone enregistré ne peut tout simplement pas recevoir de commande.
- La réception du stock se fait ligne par ligne, donc les livraisons partielles sont normales : une commande passe au statut « Partielle » dès qu'une ligne est incomplète, et ne bascule en « Reçue » que lorsque toutes les lignes sont intégralement arrivées.
- Ce que vous pouvez faire dépend de votre rôle PDV — Propriétaire et Gérant ont un accès complet, le rôle Stock peut créer et réceptionner mais pas envoyer, et Superviseur/Responsable de succursale ne peuvent que consulter.
Où le trouver
Les bons de commande se trouvent sous forme de tuile dans POS > Opérations, dans le secteur Commerce de détail — repérez l'icône 📋. En appuyant dessus, vous ouvrez un onglet Bons de commande dédié, avec sa propre liste, des filtres (Toutes / En attente / Reçues) et un bouton « + Nouvelle commande » en haut à droite. Si jusqu'ici votre façon de vous réapprovisionner consistait à écrire à un fournisseur depuis votre propre téléphone en espérant vous souvenir de chaque article, c'est précisément l'outil qui remplace cette habitude — il vit dans la même application que vous utilisez déjà pour vendre, donc il n'y a rien de séparé où se connecter.
Créer une nouvelle commande
Appuyez sur « + Nouvelle commande » : on vous demandera d'abord un fournisseur — choisissez-en un existant dans le menu déroulant, ou ajoutez-en un nouveau sur place avec juste un nom et un numéro de téléphone. Le numéro de téléphone compte : c'est lui que l'étape d'envoi WhatsApp utilisera ensuite, et sans lui, cette commande ne pourra pas être envoyée — seulement créée et suivie manuellement. Sous le fournisseur, la liste des articles s'ouvre déjà préremplie : AskBiz repère chaque produit actuellement au niveau ou en dessous de son seuil de réapprovisionnement et l'ajoute comme ligne, avec une quantité suggérée calculée pour ramener le stock à environ le double de ce seuil, et un coût unitaire tiré du dernier prix de revient enregistré du produit. Rien de tout cela n'est obligatoire — modifiez la quantité ou le coût sur n'importe quelle ligne, supprimez les lignes que vous ne voulez pas, ou utilisez le menu déroulant « Ajouter un produit » en dessous pour intégrer autre chose de votre catalogue qui n'était pas en stock faible. Un total s'actualise au fur et à mesure, et un champ de notes en bas est idéal pour des instructions de livraison ou un numéro de référence attendu par votre fournisseur.
Les cinq statuts de commande
Chaque commande se trouve dans l'un des cinq états, affiché sous forme de pastille colorée sur sa carte : Brouillon (créée mais pas encore envoyée), Commandée (envoyée au fournisseur, rien de reçu), Partielle, Reçue, ou Annulée. Le statut Partielle mérite qu'on s'y attarde — ce n'est pas une action que vous choisissez, c'est ce que devient automatiquement une commande dès l'instant où vous avez reçu une partie, mais pas la totalité, de ce que vous avez commandé. Si vous commandez 50 unités d'un article et que 30 arrivent aujourd'hui, le reste étant prévu la semaine suivante, la commande passe en Partielle dès que vous enregistrez ces 30 unités, et y reste — en indiquant précisément ce qui manque encore — jusqu'à ce que les 20 restantes arrivent et qu'elle bascule en Reçue d'elle-même. Le filtre En attente en haut de la liste regroupe simplement toutes les commandes actuellement au statut Partielle, pour que vous puissiez voir d'un coup d'œil quelles livraisons vous sont encore dues.
Envoyer une commande à votre fournisseur
Ouvrez n'importe quelle commande au statut Brouillon ou Commandée et appuyez sur Envoyer (le bouton affiche Renvoyer une fois que la commande est déjà partie une première fois). AskBiz compose un message détaillé — chaque ligne au format « article x quantité @ coût », le total, et vos notes si vous en avez ajouté — et tente de le livrer sous forme de message-modèle WhatsApp automatisé directement au numéro du fournisseur. Si cette voie automatisée n'est pas disponible, AskBiz bascule vers l'ouverture d'un lien wa.me prérempli dans un nouvel onglet, avec le même message déjà rédigé — il ne vous reste plus qu'à appuyer sur envoyer dans WhatsApp. Dans les deux cas, une commande en Brouillon passe en Commandée dès son premier envoi, et l'horodatage d'envoi est actualisé à chaque envoi ultérieur. Si la fiche fournisseur n'a pas de numéro de téléphone, le bouton Envoyer est désactivé et une indication vous invite à en ajouter un — impossible de contourner l'obligation d'avoir un numéro.
Réceptionner le stock
Quand la marchandise arrive, ouvrez la commande et appuyez sur « Réceptionner le stock ». Vous verrez chaque ligne avec un champ déjà préréglé sur la quantité totale restant à recevoir (ce qui a été commandé moins ce qui a déjà été reçu sur cette ligne) — les lignes déjà intégralement reçues sont grisées et ne peuvent plus rien accepter. Ajustez une quantité à la baisse si seule une partie de cette ligne est arrivée, puis confirmez. C'est la confirmation qui déplace réellement le stock : chaque ligne incrémente de façon atomique le compteur de stock en temps réel de ce produit dans votre inventaire (le même chiffre que lisent votre caisse et l'écran Vue d'ensemble), et le statut de la commande est recalculé à partir des nouveaux chiffres — Reçue si toutes les lignes sont désormais complètes, Partielle si certaines lignes manquent encore, inchangé sinon. Vous pouvez revenir réceptionner sur la même commande plusieurs fois, au fur et à mesure qu'une livraison arrive en plusieurs étapes ; chaque réception ne porte que sur ce qui reste en attente.
Qui peut faire quoi
Les actions sur les bons de commande sont soumises à des permissions selon le rôle PDV, et non à un simple interrupteur tout-ou-rien. Propriétaire et Gérant peuvent consulter, créer, envoyer, réceptionner et marquer les commandes comme payées. Le rôle Stock peut créer et réceptionner des commandes (et les marquer comme payées) mais ne peut pas les envoyer — l'envoi est délibérément réservé à l'encadrement. Les rôles Superviseur et Responsable de succursale peuvent consulter les commandes et leur statut, mais ne peuvent ni créer, ni envoyer, ni réceptionner. Si un bouton semble désactivé ou qu'une personne vous dit ne pas voir l'option Envoyer, vérifiez d'abord son rôle attribué avant de penser à un problème technique.