Inkooporders: leveranciersbestellingen aanmaken, versturen en ontvangen in AskBiz POS
Hoe de tegel Inkooporders in POS > Bewerkingen echt werkt — een order opstellen met automatisch voorgestelde bestelhoeveelheden, deze via WhatsApp naar je leverancier sturen, en voorraad ontvangen (ook bij deelleveringen) zonder een spreadsheet aan te raken.
Key Takeaways
- Inkooporders bevindt zich in POS > Bewerkingen > Retail, geopend via de tegel 📋 — het is een volwaardig tabblad, geen pop-up die bovenop Voorraad is geplakt.
- Bij het starten van een nieuwe order worden automatisch alle producten voorgevuld die op of onder hun voorraadwaarschuwingsdrempel zitten, met een voorgestelde hoeveelheid die de voorraad aanvult tot dubbel de drempel en de laatst geregistreerde kostprijs van het product — je kunt elke regel nog aanpassen of verwijderen, of handmatig producten toevoegen.
- Het versturen van een inkooporder stuurt een gespecificeerd bericht naar het WhatsApp-nummer van je leverancier; als de geautomatiseerde template niet beschikbaar is, valt het systeem terug op een vooraf ingevulde wa.me-link die je zelf verstuurt. Een leverancier zonder telefoonnummer kan helemaal niet worden benaderd.
- Voorraad ontvangen gebeurt per regel, dus deelleveringen zijn heel normaal: een order wordt 'Gedeeltelijk' zodra één regel niet volledig is geleverd, en wordt pas 'Ontvangen' zodra elke regel volledig binnen is.
- Wat je kunt doen hangt af van je POS-rol — Owner en Manager hebben volledige toegang, Inventory kan orders aanmaken en ontvangen maar niet versturen, en Supervisor/Branch Manager kunnen alleen bekijken.
Waar je het vindt
Inkooporders is een tegel binnen POS > Bewerkingen, in de sector Retail — let op het icoon 📋. Als je erop tikt, opent een apart tabblad Inkooporders met een eigen lijst, filters (Alle / Backorders / Ontvangen) en een knop '+ Nieuwe order' rechtsboven. Als je bijbestelproces tot nu toe betekende dat je zelf een leverancier appte en hoopte dat je alle artikelen had onthouden, dan is dit de tool die dat gewoontegedrag vervangt — het zit in dezelfde app waarmee je al verkoopt, dus er is niets aparts om op in te loggen.
Een nieuwe order starten
Tik op '+ Nieuwe order' en je wordt eerst gevraagd naar een leverancier — kies een bestaande uit de dropdown, of voeg direct een nieuwe toe met alleen een naam en een telefoonnummer. Dat telefoonnummer is belangrijk: het wordt later gebruikt voor de WhatsApp-verzendstap, en zonder nummer kan die order niet worden verstuurd, alleen handmatig aangemaakt en bijgehouden. Onder de leverancier opent de artikellijst al gevuld: AskBiz kijkt naar elk product dat momenteel op of onder zijn voorraadwaarschuwingsdrempel zit en voegt het toe als regel, met een voorgestelde bestelhoeveelheid die berekend is om de voorraad terug te brengen naar ongeveer het dubbele van die drempel, en een stukprijs die is overgenomen van de laatst geregistreerde kostprijs van het product. Je hoeft hier niets van te accepteren — pas de hoeveelheid of kostprijs op elke regel aan, verwijder regels die je niet wilt, of gebruik de dropdown 'Product toevoegen' eronder om iets anders uit je assortiment toe te voegen dat niet laag in voorraad was. Een lopend totaal wordt bijgewerkt terwijl je bezig bent, en een notitieveld onderaan is een goede plek voor leveringsinstructies of een referentienummer dat je leverancier verwacht.
De vijf orderstatussen
Elke order heeft een van vijf statussen, weergegeven als een gekleurde pil op de kaart: Concept (aangemaakt maar nog niet verstuurd), Besteld (verstuurd naar de leverancier, nog niets ontvangen), Gedeeltelijk, Ontvangen of Geannuleerd. Gedeeltelijk is het waard om apart te begrijpen — het is geen aparte actie die je kiest, het is wat een order automatisch wordt zodra je een deel maar niet alles hebt ontvangen van wat je hebt besteld. Als je 50 stuks van iets bestelt en er komen er vandaag 30 binnen met de rest volgende week, verandert de order naar Gedeeltelijk op het moment dat je die 30 registreert, en blijft daar — precies tonend wat nog openstaat — totdat de resterende 20 binnenkomen en de status vanzelf naar Ontvangen springt. Het filter Backorders bovenaan de lijst toont simpelweg elke order die momenteel op Gedeeltelijk staat, zodat je in één oogopslag ziet welke leveringen nog uitstaan.
Een order naar je leverancier versturen
Open een order met status Concept of Besteld en tik op Versturen (dit wordt Opnieuw versturen zodra een order al eens verstuurd is). AskBiz stelt een gespecificeerd bericht samen — elke regel als "artikel x aantal @ kostprijs", het totaal, en je notities als je die hebt toegevoegd — en probeert dit af te leveren als een geautomatiseerd WhatsApp-templatebericht rechtstreeks naar het nummer van de leverancier. Als dat geautomatiseerde pad niet beschikbaar is, valt het terug op het openen van een vooraf ingevulde wa.me-link in een nieuw tabblad met hetzelfde bericht al ingetypt, zodat je zelf op versturen tikt in WhatsApp. In beide gevallen gaat een order met status Concept over naar Besteld bij de eerste verzending, en wordt de verzendtijdstempel bij elke volgende verzending vernieuwd. Als het leveranciersrecord geen telefoonnummer heeft, is de knop Versturen uitgeschakeld en verschijnt een hint dat je er een moet toevoegen — er is geen manier omheen.
Voorraad ontvangen
Wanneer goederen aankomen, open je de order en tik je op 'Voorraad ontvangen'. Je ziet elke regel met een invoerveld dat standaard is ingesteld op de volledige openstaande hoeveelheid (wat besteld is minus wat al op die regel is ontvangen) — regels die al volledig ontvangen zijn, zijn grijs en kunnen niet meer worden aangepast. Pas een hoeveelheid naar beneden aan als er maar een deel van die regel is aangekomen, en bevestig dan. Bevestigen is wat de voorraad daadwerkelijk verplaatst: elke regel verhoogt automatisch de actuele voorraadtelling van dat product in je voorraad (hetzelfde cijfer waar je kassa en Overzichtscherm uit lezen), en de status van de order wordt herberekend op basis van de nieuwe cijfers — Ontvangen als elke regel nu volledig binnen is, Gedeeltelijk als sommige regels nog tekortschieten, ongewijzigd in andere gevallen. Je kunt terugkomen en meerdere keren tegen dezelfde order voorraad ontvangen naarmate een levering in fasen binnenkomt; elke ontvangst vraagt alleen naar wat nog openstaat.
Wie wat kan doen
Acties met inkooporders zijn afgeschermd per POS-rol, niet met één alles-of-niets-schakelaar. Owner en Manager kunnen orders bekijken, aanmaken, versturen, ontvangen en als betaald markeren. De rol Inventory kan orders aanmaken en ontvangen (en als betaald markeren) maar kan ze niet versturen — versturen is bewust voorbehouden aan het management. De rollen Supervisor en Branch Manager kunnen orders en hun status bekijken, maar kunnen niet aanmaken, versturen of ontvangen. Als een knop uitgeschakeld lijkt of iemand vertelt je dat ze de optie Versturen niet zien, controleer dan eerst hun toegewezen rol voordat je aanneemt dat er iets kapot is.