Maagizo ya Ununuzi: Unda, Tuma na Pokea Maagizo ya Wasambazaji katika AskBiz POS
Jinsi tile ya Maagizo ya Ununuzi katika POS > Operations inavyofanya kazi kwa uhalisia — kutengeneza agizo lenye kiasi kinachopendekezwa kiotomatiki cha kuagiza tena, kulituma kwa msambazaji wako kupitia WhatsApp, na kupokea hisa (ikiwa ni pamoja na uwasilishaji wa sehemu) bila kugusa jedwali la excel.
Key Takeaways
- Maagizo ya Ununuzi yako katika POS > Operations > Retail, yanafunguliwa kupitia tile ya 📋 — ni kichupo maalum, si dirisha ibukizi lililobandikwa juu ya Hisa.
- Kuanzisha agizo jipya kunajaza kiotomatiki kila bidhaa iliyofikia au chini ya kiwango chake cha hisa kidogo, ikiwa na kiasi kinachopendekezwa cha kujaza tena hadi mara mbili ya kiwango hicho na bei ya mwisho ya gharama iliyorekodiwa ya bidhaa — bado unaweza kuhariri au kuondoa mstari wowote, au kuongeza bidhaa mwenyewe.
- Kutuma agizo la ununuzi (PO) hutuma ujumbe kwenye nambari ya WhatsApp ya msambazaji wako ukiwa na orodha ya bidhaa; kama kiolezo cha kiotomatiki hakipatikani, hurudi kwenye kiungo cha wa.me kilichojazwa awali unachobonyeza wewe mwenyewe kutuma. Msambazaji asiye na nambari ya simu kwenye rekodi hawezi kutumiwa kabisa.
- Kupokea hisa hufanywa kwa kila mstari, hivyo uwasilishaji wa sehemu ni jambo la kawaida: agizo huwa 'Sehemu' mara tu mstari wowote unapokosa kiasi, na hubadilika kuwa 'Limepokelewa' tu pale kila mstari unapokuwa umekamilika.
- Unachoweza kufanya kunategemea jukumu lako la POS — Mmiliki na Meneja wana ufikiaji kamili, Hisa (Inventory) inaweza kuunda na kupokea lakini si kutuma, na Msimamizi/Meneja wa Tawi wanaweza kuangalia tu.
Mahali pa kuipata
Maagizo ya Ununuzi ni tile ndani ya POS > Operations, katika sekta ya Retail — tafuta ikoni ya 📋. Kuigusa hufungua kichupo maalum cha Maagizo ya Ununuzi kikiwa na orodha yake, vichujio (Yote / Maagizo Yaliyobaki / Yaliyopokelewa), na kitufe cha '+ Agizo Jipya' kona ya juu kulia. Kama mtiririko wako wa kujaza tena hisa mpaka sasa umekuwa ni kutuma ujumbe kwa msambazaji kutoka simu yako mwenyewe na kutumaini ulikumbuka kila bidhaa, hii ndiyo zana inayobadilisha tabia hiyo — inaishi ndani ya programu ile ile unayotumia kuuza, hivyo hakuna kitu tofauti cha kuingia.
Kuanzisha agizo jipya
Gusa '+ Agizo Jipya' na utaulizwa msambazaji kwanza — chagua aliyepo kutoka kwenye orodha, au ongeza mpya papo hapo kwa jina na nambari ya simu tu. Nambari ya simu ni muhimu — ndiyo inayotumika baadaye katika hatua ya kutuma kwa WhatsApp, na bila hiyo, agizo hilo haliwezi kutumwa, linaweza tu kuundwa na kufuatiliwa kwa mkono. Chini ya msambazaji, orodha ya bidhaa hufunguka tayari imejaa: AskBiz huangalia kila bidhaa iliyopo au chini ya kiwango chake cha hisa kidogo na kuiongeza kama mstari, ikiwa na kiasi kinachopendekezwa cha kuagiza kilichokokotolewa kujaza hisa hadi karibu mara mbili ya kiwango hicho, na gharama ya kila kitu iliyotolewa kutoka bei ya mwisho ya gharama iliyorekodiwa ya bidhaa. Si lazima ukubali chochote kati ya hivi — hariri kiasi au gharama kwenye mstari wowote, futa mistari usiyoitaka, au tumia orodha ya 'Ongeza bidhaa' chini kuleta chochote kingine kutoka katalogi yako ambacho hakikuwa na hisa kidogo. Jumla inayoendelea husasishwa unavyoendelea, na sehemu ya maelezo chini ni mahali pazuri pa maagizo ya usafirishaji au namba ya rejea anayohitaji msambazaji wako.
Hali tano za agizo
Kila agizo liko katika mojawapo ya hali tano, linaonyeshwa kama kibonge chenye rangi kwenye kadi yake: Rasimu (limeundwa lakini halijatumwa bado), Limeagizwa (limetumwa kwa msambazaji, hakuna kilichopokelewa), Sehemu, Limepokelewa, au Limefutwa. Sehemu inafaa kueleweka peke yake — si hatua tofauti unayochagua, ni kile agizo linakuwa kiotomatiki mara tu unapokuwa umepokea baadhi lakini si vyote ulivyoagiza. Kama uliagiza vipande 50 vya kitu fulani na 30 vikafika leo huku vilivyobaki vikija wiki ijayo, agizo hubadilika kuwa Sehemu mara tu unaporekodi vile 30, na hubaki hapo — likionyesha hasa kilichobaki — hadi vile 20 vilivyobaki vinapofika na kubadilika kuwa Limepokelewa lenyewe. Kichujio cha Maagizo Yaliyobaki juu ya orodha ni maagizo yote yaliyo katika hali ya Sehemu kwa sasa, hivyo unaweza kuona kwa haraka ni uwasilishaji gani bado unadaiwa kwako.
Kutuma agizo kwa msambazaji wako
Fungua agizo lolote la Rasimu au Limeagizwa kisha gusa Tuma (huandikwa Tuma Tena mara agizo linapokuwa limeshatumwa mara moja). AskBiz hutengeneza ujumbe wenye orodha ya bidhaa — kila mstari kama "bidhaa x kiasi @ gharama", jumla, na maelezo yako kama uliongeza — na hujaribu kuutuma kama ujumbe wa kiolezo cha kiotomatiki cha WhatsApp moja kwa moja kwa nambari ya msambazaji. Kama njia hiyo ya kiotomatiki haipatikani, hurudi kwenye kufungua kiungo cha wa.me kilichojazwa awali kwenye kichupo kipya chenye ujumbe uleule tayari umeandikwa, hivyo unabofya tu kutuma mwenyewe katika WhatsApp. Vyovyote vile, agizo la Rasimu hubadilika kuwa Limeagizwa mara ya kwanza linapotumwa, na muda wa kutuma husasishwa kila linapotumwa tena. Kama rekodi ya msambazaji haina nambari ya simu, kitufe cha Tuma huzimwa na kidokezo hukueleza kuongeza moja — hakuna njia ya kuzunguka hitaji la nambari.
Kupokea hisa
Bidhaa zinapofika, fungua agizo na gusa 'Pokea hisa'. Utaona kila mstari ukiwa na sehemu ya kuingiza tayari imewekwa kiasi kizima kilichobaki (kilichoagizwa ukiondoa kilichokwisha pokelewa kwenye mstari huo) — mistari iliyoshapokelewa kamili huonekana ya kijivu na haiwezi kupokea zaidi. Punguza kiasi chochote kama sehemu tu ya mstari huo imefika, kisha thibitisha. Kuthibitisha ndiyo kunaposogeza hisa kwa uhalisia: kila mstari huongeza moja kwa moja idadi ya hisa hai ya bidhaa hiyo katika hisa yako (takwimu ileile ambayo tili yako na skrini ya Muhtasari zinasoma), na hali ya agizo hukokotolewa upya kutoka takwimu mpya — Limepokelewa kama kila mstari sasa umekamilika, Sehemu kama baadhi ya mistari bado inakosa kiasi, au haibadiliki vinginevyo. Unaweza kurudi na kupokea dhidi ya agizo lilelile zaidi ya mara moja kadri uwasilishaji unavyofika kwa hatua; kila upokeaji huuliza tu kuhusu kilichobaki.
Nani anaweza kufanya nini
Vitendo vya agizo la ununuzi vimefungwa kulingana na jukumu la POS, si swichi moja ya wote-au-hakuna. Mmiliki na Meneja wanaweza kuangalia, kuunda, kutuma, kupokea, na kuweka maagizo kama yamelipwa. Jukumu la Hisa (Inventory) linaweza kuunda na kupokea maagizo (na kuyaweka kama yamelipwa) lakini haliwezi kuyatuma — kutuma kumeachwa kwa makusudi kwa uongozi. Majukumu ya Msimamizi na Meneja wa Tawi yanaweza kuangalia maagizo na hali yake lakini hayawezi kuunda, kutuma, au kupokea dhidi yao. Kama kitufe kinaonekana kimezimwa au mtu anakuambia hawezi kuona chaguo la Tuma, angalia jukumu lake alilopewa kabla ya kudhani kuna hitilafu.